病院様向け職員証、名札の制作導入

【医療システム事業導入事例】(2016.04)

導入の背景

今回、導入頂いた病院様では、今まで首から吊り下げる名札ケースに病院名と名前を印字した名札を入れて、名札として運用されており、職員証は導入されていませんでした。今回、新たに職員証の導入に踏み切った背景として、過去の震災時に身分証明するものがないことを理由に、なりすまし医師による診察が行われていたという事実や社会的要件を考慮して、職員証の導入に至りました。

一般的に職員証とは

一般的に職員証とは、病院が発行する身分証明書で、純粋にその所持者が、その発行病院の職員であるということをその病院が認めているという証明書になり、公的な身分証明書としては機能しないことがほとんどです。 その要式も決まった形式があるわけではなく、自由ではありますが、証明書ですので、ある程度決まった書式になると考えています。

病院様向け職員証制作にあたって

今回、導入にあたって、カード表面は「名札」、裏は「職員証」となり、常に就業中は名札ケースに入れて身に着けて使用する運用となりました。 病院様向け職員証の制作にあたって、病院様と詰めに詰めることとなったのは、職員証の書式でした。特にポイントだった箇所と詰めた考え方を下記にて紹介します。 ポイントは以下の5点でした。

1. 職員証有効期限の記載
2. 顔写真を載せるかどうか
3. 資格の記載
4. 印影（社判）の印刷
5. 生年月日の記載

ポイント1、職員証有効期限の記載をするかどうか

職員証有効期限の記載をするかどうかを決めるにあたり、退職された時点でかならず職員証の返却ができていれば問題ないが、返却せずに悪用された場合のリスクを考えると、有効期限を設けることが望ましいと考えました。ただ、デメリットとして有効期限を設けることで、再発行（更新）という業務が発生します。それでも、震災などで病院様のスタッフが現地対応を行う際、職員証の信頼性を考えると有効期限は必須と考え、記載することとしました。

ポイント2、顔写真を載せるかどうか

様々な意見から写真を記載しないという方法も考えましたが、写真の記載については、医療機関、医療従事者という立場から必須な項目ではないかと考えました。特に、東日本大震災発生時、なりすました医師が診察を行っていたこともあり、身分の証明に写真は必須と考え、記載することとしました。

ポイント3、資格の記載

最初は職員証なので、所属部署だけで良いのでは？という考えもありましたが、1項、2項と同様に、「医師である」、「薬剤師である」、「看護師である」という資格を有していることの証明として必要という考えになり、記載することとしました。

ポイント4、印影（社判）の印刷

弊社が過去に訪れた官庁などでは、セキュリティが厳しく、事前に会社名と訪問者を伝えてから訪問するのですが、訪問した際に、社員証の提示を求められた際に、会社の印影がないものは証明証にはならないとして、入ることができないという経験があり、弊社の過去の経験を踏まえて、あるに越したことないということで、記載することとしました。

ポイント5、生年月日の記載

外部に見せる証明書として考えた際に、生年月日は必須であると考えました。外部機関、例えば保険の効かない予防接種などは名前と生年月日を証明するものがあれば、受け付けてもらえるという事例もありましたが、記載しない方が良いという意見もあり、職員証として考えた際に、病院としては必ずしもある必要はないだろうと考え、今回は記載しないことにしました。   以上が病院様と詰めに詰めた職員証の書式のポイントです。 また、制作にあたり、表面の名札にも顔写真と職員コードのバーコードを印字することにしました。特に職員コードのバーコードはシステム化が進む病院様で将来的に応用が利くツールであると考えました。 物理的な職員証の作成に当たっては、弊社・人事管理システムをご導入頂いている病院様でしたので、当該システムから情報を収集して印刷できる環境を用意することで無事に対応することができました。  

出来上がった職員証サンプルイメージ

導入時の一工夫

実は、今回ご導入頂いた病院様は導入事例Felicaを用いた入退室管理システム換装（勤怠管理、人事管理システム連動）でお世話になった病院様でございまして、こちらの病院様では元々、名札をプリント印刷したものをシールにして、旧ICカードに貼り付けして、名札ケースに入れて、職員様に配布をされていました。職員様が退職された際には回収をして再利用するのですが、ICカードがシール糊で汚くなってしまうということがありましたが、今回は職員証兼名札をラミネート加工し、新ICカードは無地のまま一式として、名札ケースに入れる運用にしました。ICカードは無地のままで管理番号、使用する職員氏名、（契約業者向けには）業者名をテプラで貼付するようにし、退職時はICカードと職員証兼名札を返却してもらうが、ICカードは再利用するため、職員氏名のテプラを剥がし、新規職員の職員氏名をテプラで貼付する運用に変えて、ICカードが汚くなるということもなくなり、きれいに運用できています。

弊社担当スタッフより

病院様で職員証を導入されているのはまだまだ少ないのではないでしょうか。災害時の証明書であったり、社会的要件を考慮して導入はいかがでしょうか。また、初めて配布される職員証により、職員様の士気は上がられたのではないでしょうか。 また、本内容が弊社と問わず、このページを見られた皆様が職員証を制作する際の情報になると幸いです。