会議出席者管理システム

委員会や研修の出欠席を簡単かつ正確に管理し、保健局等の立ち入り監査時にも迅速に履歴を提示できる体制を整えるため、本システムを構築しました。既存の入退室管理で活用しているFelicaカードを利用し、PC接続型のFelicaリーダにカードをかざすことで出席登録を行う仕組みを採用。職員が常時携帯しているカードを活用することで、確実かつ負担の少ない運用を実現しています。また、会議が固定会場に限られない運用実態を踏まえ、ノートPCにデータベースを構築することで持ち運び可能かつオフライン環境でも利用できる設計としました。必要に応じて院内ネットワークへ接続し、最新の職員マスタ（Idm番号）へ更新できる仕組みとすることで、柔軟性と監査対応力を両立しています。

導入の背景

今回、ご導入の経緯として、病院様より委員会等の会議や研修の出欠席を簡単に管理したいというご要望を頂いたところからスタートしました。その背景として、保健局などの立ち入り監査が行われた際の情報収集や準備が非常に大変であり、簡単に且つ詳細な情報が得られるようにシステム化したいという狙いがありました。

課題、その取り組み

課題として、どのような手段で出席を正確に管理するのかどうかが課題でした。今回の病院様では、既存で入退室管理にFelicaを利用したシステムを利用されており、全職員様が常にFelicaカードを携帯されているという点を活かし、Felicaリーダにより出席を管理することを考えました。パソコンにつないだFelicaカードリーダにFelicaカードをかざすことで出席とみなし、管理できるという事です。(今回はFelicaカードでの運用としていますが、職員コードのバーコードや指紋認証などでも代替えは可能です。）
次はシステム構築の課題です。委員会等の会議や研修は常に決まった場所で行われるという事ではなく、時には臨時の場所で行われることもあるため、持ち運びが可能で、オフライン環境でも利用できるシステム構築が必要でした。対応として、システム構成に持ち運び可能なノートパソコンを採用し、ノートパソコン自体にデータベースを構築し、必要に応じて院内ネットワークと接続して、最新の職員情報（Idm番号）マスタに更新することができるように設計を行いました。

会議出席者管理システム