会議出席者管理システムの導入


【医療システム事業導入事例】(2018.01)

導入の背景

今回、ご導入の経緯として、病院様より委員会等の会議や研修の出欠席を簡単に管理したいというご要望を頂いたところからスタートしました。その背景として、保健局などの立ち入り監査が行われた際の情報収集や準備が非常に大変であり、簡単に且つ詳細な情報が得られるようにシステム化したいという狙いがありました。

課題、その取り組み

課題として、どのような手段で出席を正確に管理するのかどうかが課題でした。今回の病院様では、既存で入退室管理にFelicaを利用したシステムを利用されており、全職員様が常にFelicaカードを携帯されているという点を活かし、Felicaリーダにより出席を管理することを考えました。パソコンにつないだFelicaカードリーダにFelicaカードをかざすことで出席とみなし、管理できるという事です。(今回はFelicaカードでの運用としていますが、職員コードのバーコードや指紋認証などでも代替えは可能です。) 次はシステム構築の課題です。委員会等の会議や研修は常に決まった場所で行われるという事ではなく、時には臨時の場所で行われることもあるため、持ち運びが可能で、オフライン環境でも利用できるシステム構築が必要でした。対応として、システム構成に持ち運び可能なノートパソコンを採用し、ノートパソコン自体にデータベースを構築し、必要に応じて院内ネットワークと接続して、最新の職員情報(Idm番号)マスタに更新することができるように設計を行いました。

システム概要図

導入の効果

  • ー出席者にFelicaカードをかざして出席をして頂くことにより、会議毎の出席者管理業務負担が解消されました。
  • 出席(Felicaカードかざす)時の画面イメージ

  • ー検索機能により出席情報を容易に抽出することが可能になりました。
  • 検索機能画面イメージ

  • ー(各会議に対する出席予定者をあらかじめ設定することで)欠席者を簡単に把握することが可能になりました。
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弊社担当スタッフより

今回の会議出席者管理システムにより出席者の管理が楽になったと喜びのお言葉を頂いております。現在、Felicaカード運用がないお客様には職員コードのバーコード入り職員証を用意したり、指紋認証を利用したりと代替案をご提案できるシステムですので、システム化したいというお客様。ぜひ、弊社までご相談くださいませ。